Czy w Polsce można „odchudzić” administrację i zmniejszyć liczbę urzędników?

10

 Lean manufacturing to koncepcja, której głównym założeniem jest racjonalne podejście do procesów zachodzących w danej organizacji i wykorzystanie w możliwe optymalny sposób jej zasobów. Mówiąc wprost, chodzi o ograniczanie marnotrawstwa, które nie jedną firmę położyło już na łopatki. Czy wdrożenie podobnych rozwiązań możliwe byłoby w polskiej administracji publicznej, która od lat się rozrasta?

Pytanie, czy Polsce potrzebnych jest tak wielu urzędników zadawane jest od lat. Spierają się o to politycy, ekonomiści i analitycy, i wyłączających tych pierwszych, wniosek jest oczywiście jeden – administrację publiczną absolutnie trzeba odchudzić. I to zarówno jeśli chodzi o liczbę zatrudnionych osób, jak i o procesy w niej zachodzące oraz system pracy, który w bardzo wielu przypadkach pozostawia wiele do życzenia.  Z drugiej strony należy podkreślić, że administracja publiczna nie jest sektorem, w którym nie dzieje się absolutnie nic i który nie próbuje się zmieniać. Bardzo wiele urzędów standaryzuję pracę, np. poprzez wdrażanie ISO. Niestety są to często działania nie do końca efektywne, co powoduje spadek zaangażowania pracowników i dystansowanie się od wdrażanych rozwiązań. A to z kolei jest czynnikiem kluczowym dla skutecznego wprowadzania jakichkolwiek zmian w organizacjach.

Czy zatem odchudzanie administracji publicznej jest w ogóle możliwe? Czy wdrażanie ISO, czy np. założeń koncepcji lean management nie ma żadnych szans powodzenia? Ma, i to ogromne. Jednak podobnie jak w przypadku reorganizacji firm wielu sektorów, kluczowe jest odpowiednie podejście ludzi wszystkich szczebli, w tym przede wszystkim osób podejmujących decyzję i wydających polecenia. Jak zwykle w takich przypadkach inspiracji w kontekście procesów poprawiających efektywność warto poszukać za oceanem – w Stanach Zjednoczonych. Już wiele lat temu Amerykanie doszli do wniosku, że wzrost efektywności nie tylko w sektorze przedsiębiorstw, ale także w odniesieniu do systemów pracy w urzędach będzie bezpośrednio wpływał na poziom konkurencyjności. Ten trend utrzymuję się w Stanach od lat, ponieważ Amerykanie nieustannie szukają rozwiązań upraszczających np. proces prowadzenia działalności gospodarczej. Im szybciej zatem zaczniemy stosować podobne rozwiązania na szeroką skalę w Polsce, tym szybciej rosnąć będzie nasza konkurencyjność – zarówno gospodarcza całego kraju, jak i jej poszczególnych sektorów oraz funkcjonujących w nich przedsiębiorstw. Lean manufacturing nie jest w Polsce szerzej znany opinii publicznej, choć założenia oparte na tej koncepcji stosuje coraz więcej przedsiębiorstw.

Jeśli proces ten jest prowadzony prawidłowo, z odpowiednim podejściem i zaangażowaniem pracowników i osób nadzorujących, jego efekty są przynajmniej zadowalające. Pytanie zatem, czy nadszedł czas, aby takie rozwiązania zacząć wdrażać w administracji publicznej? Znów przenieśmy się na chwilę za ocean, a dokładnie do Korpusu Piechoty Morskiej Stanów Zjednoczonych, gdzie od wielu lat rozwijane są metody efektywnego zarządzania, lub do lokalnych władz stanu Minnesota, gdzie został wdrożony i jest rozwijany program Lean. Dlaczego warto czerpać inspirację z dokonań amerykanów w tej dziedzinie? Argument jest jeden i nie podlegający dyskusji – przez ostatnie trzydzieści lat produktywność sektora produkcyjnego w Stanach Zjednoczonych potroiła się, co było także efektem stosowania technik opartych na koncepcji Lean Manufacturing. W obszarze usług też oczywiście zanotowano poprawę, jednak już „tylko” 40-procentową. Na taki stan rzeczy wpłynęły nie tylko działania w samych przedsiębiorstwach, ale także w administracji, której coraz bardziej elastyczne dostosowanie do wymagań rynku pozwala firmom rozwijać się i stawać się coraz bardziej konkurencyjnymi. Czy możemy mieć w najbliższej przyszłości do czynienia z taką sytuacją w Polsce? Nie możemy. Musimy.

I zrozumieć to powinni przede wszystkim rządzący naszym krajem politycy, i to niezależnie od opcji, którą aktualnie reprezentują. Racjonalne spojrzenie i szczegółowa analiza procesów, które decydują o kondycji polskich przedsiębiorstw powinna rozpocząć się właśnie od administracji publicznej, z którą każdy kto rozpoczyna działalność musi mieć do czynienia. Ale to tylko wierzchołek góry lodowej, bo obszarów, w których poprawienie efektywności działania jest niezbędne jest bardzo wiele. Cały proces musi jednak poprzedzić jasny sygnał od Państwa, które pokaże, że widzi potrzeby przedsiębiorców, rozumie rynek i wie, jak pomagać im w ciągłym doskonaleniu. Czy lean manufacturing jest lekarstwem na poprawienie efektywności nie tylko w sektorze produkcyjnym, ale i w innych obszarach, w tym także w administracji publicznej?  Dziś trudno na to pytanie jednoznacznie odpowiedzieć. Na pewno jest jedną z koncepcji, której wdrożenie mogłoby przynieść pozytywne efekty. Jak to jednak w życiu bywa, nawet najdoskonalsze narzędzia na nic się zdadzą, jeśli osoby za nie odpowiedzialne nie będą w pełni świadome problemów i wyzwań,  a także nie będą widzieć długoterminowych korzyści, jakie takie działania mogą przynieść.

Jarosław Sobkowiak
Prezes Zarządu HBC