Dziś, kiedy w budowaniu konkurencyjności firmy kluczową rolę odgrywa nie tylko jakość, ale i czas, coraz więcej przedsiębiorstw sięga po rozwiązania IT wspierające pracowników w ich codziennych zadaniach. Jednym z takich rozwiązań jest bez wątpienia elektroniczny obieg dokumentów.

Elektroniczny obieg dokumentów w firmie przemysłowej – czy jest mi potrzebny?

Aby odpowiedzieć sobie na powyższe pytanie, postawmy kilka pytań pomocniczych. Czy dostrzegasz, że w Twoim przedsiębiorstwie występują np.:

• problemy z przetwarzaniem dużych ilości papierowych dokumentów,
• zapotrzebowanie na szybsze udostępnianie dokumentów wielu pracownikom,
• potrzeby związane z poprawą archiwizowania i/lub zabezpieczania danych papierowych,
• konieczność poprawy efektywności i produktywności pracowników – przyspieszenia ich prac, wyeliminowania wykonywania przez nich tych samych czynności lub zminimalizowania ryzyka błędów wynikających z czynnika ludzkiego,
• trudności z monitorowaniem postępów prac, raportowaniem, analizą danych,
• problemy z dotrzymywaniem terminów umów, płatności itp.,
• konieczność zapewnienia zgodności procesów z regulacjami prawnymi,
• potrzeba integracji baz danych z systemami informatycznymi, aplikacjami.

Jeśli odpowiedź na przynajmniej kilka pytań brzmi Tak, to prawdopodobnie elektroniczny obieg dokumentów w firmie jest Ci potrzebny. Dlaczego?

Dlaczego warto wdrożyć elektroniczny obiegu dokumentów w firmie przemysłowej

Wyjaśnijmy sobie (w dużym uproszczeniu), czym właściwie jest EOD.

Wyobraź sobie, że większość dokumentów, które gromadzisz i przetwarzasz w swojej firmie, zostaje zdigitalizowana, trafiając do cyfrowego repozytorium. Zamiast papierowej dokumentacji, którą trzeba magazynować, porządkować, przenosić, aktualizować, utylizować i przekazywać z rąk do rąk, zyskujesz usystematyzowane i proste w przeszukiwaniu archiwum firmowych danych (faktur, umów, raportów itd.).

Takie rozwiązanie gwarantuje istotne korzyści. Oto kilka z nich.

Po pierwsze, oszczędza czas. Dokumenty można łatwo znaleźć, przejrzeć, przekazać dalej, utworzyć kopię. Można je również elektronicznie podpisywać, co znacząco skraca procesy związane np. z zawieraniem umów, płatnościami czy akceptacją wniosków.

Po drugie, EOD znacząco poprawia efektywność pracy. System umożliwia automatyzację procesów związanych z realizacją powtarzalnych zadań oraz komunikację i współpracę między pracownikami.

Po trzecie, trzymanie dokumentów w środowisku cyfrowym, gwarantuje im większe bezpieczeństwo. Dane przechowywane są w chmurze lub na firmowym serwerze. Można je zaszyfrować i udostępnić wybranym osobom lub działom.

EOD to także sprawne zarządzanie dokumentami. Można je filtrować za pomocą funkcjonalnych raportów. Faktury otrzymywane pocztą mogą być automatycznie dodawane do systemu, a papierowe wersje odczytywane automatycznie dzięki rozwiązaniom OCR. System automatycznie przypomina o zbliżających się terminach związanych z umowami np. o konieczności ich wypowiedzenia lub przedłużenia, opłacenie związanych z nimi faktur itp.

Jaka platforma EOD dla branży produkcyjnej?

Aby usprawnić obieg dokumentów w firmie przemysłowej, potrzeba rozwiązań funkcjonalnych i wysoce elastycznych, które będą mogły być dostosowywane do zmian w organizacji. Obecnie najlepszym wyborem okazują się platformy low-code, które pozwalają na tworzenie aplikacji biznesowych skrojonych do specyficznych potrzeb przedsiębiorstwa.

Aplikacje tworzone za pośrednictwem platform low-code można dowolnie modyfikować, ponosząc znacznie niższe koszty, niż w przypadku rozwiązań dedykowanych – projektowanych i kodowanych o podstaw. Oszczędność czasu działów IT to jeden z najistotniejszych argumentów za wykorzystaniem tej technologii.

Żródło: Webcon