Rynek wymaga ciągłej poprawy, doskonalenia realizowanych operacji. Trend będzie się nasilał, gdyż ochłodzenie gospodarcze, którego jesteśmy świadkami, będzie wymagało radykalnej optymalizacji kosztowej. Dodatkowo warunki podyktowane przez epidemię koronawirusa zmuszają nas do pracy w środowisku rozproszonym.
Wymaga ona istotnej zmiany metod i narzędzi zarządzania. Połączenie tych dwóch faktów – konieczności wprowadzenia pracy zdalnej oraz radykalnej poprawy efektywności kosztowej – powoduje konieczność ciągłej analizy i zarządzania czasem pracy zespołów. W szczególności w obszarze back office.
Opisane wyżej cele można realizować przy wsparciu Work Performance System online czyli autorskiego narzędzia informatycznego opracowanego i ciągle rozwijanego przez BDO HBC Business Improvement Sp. z o.o.
Program WPS online umożliwia analizę istotnych z punktu widzenia użytkownika danych na przygotowanym we współpracy z klientem interaktywnym dashboardzie. Pozwala to nie tylko na skuteczne monitorowanie danych i zarządzanie zespołem, ale przede wszystkim na wprowadzenie metod ciągłej optymalizacji i uzyskanie trwałych korzyści w zakresie poprawy efektywności.
Aby rozpocząć pracę z WPS online, wystarczy zidentyfikować drzewo czynności oraz przeszkolić zespół, aby właściwie na bieżąco je rejestrował, wybierając konkretną czynność na ekranie komputera. Uruchomienie WPS online zajmuje nie więcej niż 2-3 dni i wynika z potrzeby ustalenia, jakie dane mają być pobierane i analizowane. Istotną przewagą WPS online jest jego dostosowanie do konkretnych potrzeb firmy oraz wsparcie wdrożeniowe BDO HBC.
Dane dotyczące wykonywanych czynności są wprowadzane przez pracowników na bieżąco i rejestrowane w trybie 24/7, a osoba prowadząca projekt posiada stały podgląd realizowanych zadań oraz wyników w czasie rzeczywistym.
Zarządzanie projektem jest proste – w przypadku potrzeby wprowadzania zmian do projektu koordynujący prace zespołu może zmieniać wybrane elementy: np. dodawać pracowników, czynności czy dowolne wskaźniki do osiągnięcia. W przypadku określenia celów godzinowych dla konkretnych etapów możliwe jest np. weryfikowanie zaplanowanego budżetu godzin, w jakim projekt zostanie zrealizowany. Wszystko odbywa się intuicyjnie, a wprowadzone zmiany natychmiast widać na wykresach.
Mimo pewnego wysiłku związanego z przestawieniem się na nowy tryb pracy i sposób funkcjonowania, korzyści z użytkowania WPS online jest bardzo wiele:
- Pracę można precyzyjnie zaplanować i kontrolować jej wykonanie w oparciu o informacje spływające na bieżąco od pracowników pracujących zdalne.
- Możliwe jest jednoznaczne zdefiniowanie czynności będących stratą i ich stopniowa eliminacja.
- Reakcja na pojawiające się odchylenia jest natychmiastowa.
- Można szybko uzyskać informacje na temat tego, ile w rzeczywistości zabiera realizacja konkretnego etapu pracy i tę wiedzę wykorzystać do poprawy efektywności.
- Z punktu widzenia osoby zarządzającej bardzo istotne jest, aby mieć pewność, że praca zdalna wykonywana w zaplanowanym czasie, a projekt uda się zrealizować w terminie.
WPS online wspiera firmy, które rozumieją, że w obecnych warunkach koniecznością rynkową jest wykorzystanie wszystkich możliwości, które pozwolą na lepszą organizację i uzyskanie oszczędności.
