Dylemat: ulepszać stare czy inwestować w nowe

Wydaje się, że dzisiaj nikt nie zadaje już sobie pytania, czy warto inwestować w oprogramowanie wspierające zarządzanie przedsiębiorstwem i automatyzację procesów biznesowych. Pytanie jak zrobić to mądrze i efektywnie. Wdrożenie nowego systemu ERP to jeden z najważniejszych projektów IT w organizacjach, z którymi mamy okazję współpracować – mówi Łukasz Wróbel. – Nic dziwnego, że bardzo często firmy popełniają błąd, którym jest wypchanie zakresu takiego projektu wdrożeniowego do granic możliwości i podjęcie próby obsługi specyfiki firmy i jej procesów, poprzez nadbudowanie wokół systemu ERP rozwiązań dedykowanych.

Dedykowane moduły pisane przez firmę wdrażającą system ERP w odpowiedzi na wymagania klienta, których nie da się obsłużyć poprzez standardowe funkcjonalności tego oprogramowania, mogą wydawać się dobrym, choć kosztownym rozwiązaniem. Do czasu. Specyfika procesów biznesowych będących źródłem przewagi konkurencyjnej jest taka, że stale dążymy do ich rozwoju, stale je szlifujemy i dostosowujemy do zmian rynkowych i nowych pomysłów – zauważa Łukasz Wróbel. I kontynuuje: Musimy mieć zatem pewność, że rozwój i wprowadzanie zmian do Systems of Differentiation, które mają obsługiwać te procesy, będzie proste i szybkie. W przeciwnym razie zamiast pomagać, narzędzia te mogą zacząć ograniczać nasz biznes. Wiele firm odczuło na własnej skórze, że wprowadzenie modułów autorskich rozwijanych przez zespoły programistów firmy wdrożeniowej nie tylko nie zapewnia wystarczającej elastyczności i oczekiwanej szybkości reakcji, ale też naraża firmę na ryzyko i sprawia, że ERP staje się uciążliwy w utrzymaniu i bardzo trudno aktualizować go do nowszych wersji.

Czy istnieje jednak realna alternatywa?  Jest nią budowa zewnętrznych narzędzi IT, które komunikują się z systemem ERP za pomocą wspieranych przez jego producenta mechanizmów integracyjnych, takich jak API, czy webAPI. Kluczowe jest jednak przede wszystkim to, by rozwiązania te zapewniły oczekiwaną elastyczność, a to najprościej uzyskać, gdy zamiast kodować, można je skonfigurować, a następnie poddać rekonfiguracji zawsze, gdy zajdzie taka potrzeba. Jak to osiągnąć? Poprzez wykorzystanie platform do zarządzania procesami biznesowymi typu low-code. Umożliwiają one błyskawiczne budowanie aplikacji biznesowych metodą drag-and-drop praktycznie bez kodowania, pozwalają na szybkie wprowadzanie zmian w trakcie procesu tworzenia i po jego zakończeniu, a także łatwo je rozbudowywać w miarę zwiększania potrzeb firmy. Dodatkowo, choć jest to rozwiązanie ściśle zintegrowane z ERP, wciąż pozostaje produktem od niego niezależnym, nie blokuje więc możliwości jego aktualizacji.

Dobry przykład sytuacji, w której skorzystanie z zewnętrznych rozwiązań, jest lepsze niż dodawanie nowych modułów do systemu ERP, to wewnętrzny obieg dokumentów w przedsiębiorstwie – tłumaczy Łukasz Grotowski, konsultant z firmy XPLUS, która specjalizuje się we wdrożeniach systemów ERP Microsoft Dynamics 365 oraz WEBCON BPS w firmach z branży budowlanej, produkcyjnej i handlowej. W tej kwestii rozwiązania typu low-code są doskonałym uzupełnieniem systemów ERP. Wyprowadzenie obrotu dokumentów poza system ERP umożliwia też tworzenie obiegów, które nie wymagają integracji, a użytkownik dostaje jedno spójne środowisko, gdzie ma dostęp do wszystkich aplikacji wdrożonych w firmie. Wdrożenie obiegu dokumentów dzięki platformie low-code jest szybsze, a samo rozwiązanie bardziej elastyczne. Ponadto, jest to przyjazne narzędzie dla samych użytkowników i pozwala na wygodne wprowadzenie danych, które następnie są importowane do systemu ERP, gdzie odbywają się już wszystkie operacje księgowe – dodaje Łukasz Grotowski.

Korzyścią z wyboru platformy typu low-code jest również standaryzacja: aplikacje biznesowe są konfigurowane, a nie pisane przez programistów, więc wszystkie wyglądają i zachowują się tak samo. Rozwiązanie to zapewnia też firmie poduszkę bezpieczeństwa na wypadek rotacji pracowników. Nowy członek zespołu z łatwością zrozumie logikę aplikacji zbudowanej przez jego poprzednika i bez ryzyka dla przebiegu procesów, będzie w stanie ją utrzymywać i rozwijać.

Podsumowując: ERP czy BPM?

Właściwie postawione pytanie powinno brzmieć nie „Czy?”, tylko „Do czego?”. Dobrze dobrane i właściwie wdrożone oprogramowanie klasy ERP, jako typowy przykład Systems of Record, zapewnia solidny kręgosłup informatyczny umożliwiający stabilne funkcjonowanie każdemu przedsiębiorstwu, niezależnie od jego wielkości. Systemy ERP nie powinny być jednak traktowane jako rozwiązania do wszystkiego, a aplikacje dedykowane, szyte na miarę, stanowią nieodłączny element architektury informatycznej nowoczesnych przedsiębiorstw. Charakter wspieranych przez nie procesów wymaga jednak, by tworzone były inaczej niż dotychczas – tak by zapewnić bezpieczeństwo w obliczu rotacji pracowników (czy po stronie firmy czy dostawcy rozwiązań IT) oraz możliwość łatwego i szybkiego wprowadzania zmian, a jednocześnie komplementować systemy ERP nie zakłócając ich pracy.  Dlatego myśląc o informatyzacji kompleksowo, warto również szukać narzędzi IT, które będą stanowić podstawę realizacji Pace-Layered Application Strategy i pozwolą mądrze usprawniać specyficzne dla danej organizacji procesy biznesowe. Tak właśnie buduje się długoterminową przewagę konkurencyjną w erze Przemysłu 4.0.

Źródło: Planet Partner