Jak przeprowadzić efektywne wdrożenie rozwiązań IT w firmie?

15

Tym, co stanowi o konkurencyjności firmy, jest jej umiejętność dostosowywania się do zmian rynku oraz trafnego i szybkiego reagowania na pojawiające się wyzwania i możliwości, jak również kreowania nowych trendów w rozwoju całego sektora. Sprzymierzeńcem w osiąganiu coraz to ambitniejszych celów ma być wdrożona technologia. Oczekuje się, że stosowane rozwiązania informatyczne będą już nie tylko wspierały procesy biznesowe w organizacji, ale również pomagały jej osiągać cele strategiczne, zarówno te krótko- jak i długoterminowe. Zatem jak zaplanować i przeprowadzić w firmie efektywne wdrożenie rozwiązań IT?

Jednym z kluczowych czynników sukcesu projektu jest określenie jego celu oraz oczekiwanych rezultatów i korzyści jakie ma przynieść. Wyznaczenie jednoznacznych, mierzalnych kryteriów sukcesu daje możliwość zarówno nadzorowania postępu i kierunku prac, jak również weryfikacji zgodności osiągniętego efektu z założeniami.

Na wstępie zalecana jest analiza stanu obecnego i porównanie go ze spodziewanym rezultatem, czyli odpowiedź na pytania „jak jest?” i „jak chcielibyśmy, aby było?”. Ważny jest dialog między wieloma stronami w firmie. Wywiad przeprowadzony wśród pracowników organizacji, pozwala zebrać niezbędne informacje o funkcjonalności, określić zakres i cel zmian, a nawet zaprojektować innowacyjne rozwiązanie. Nie bez znaczenia są również konsultacje z dostawcą rozwiązań, który może pomóc określić, które z wymagań są łatwe do zrealizowania, a które wiążą się z kosztami (finansowymi i pozafinansowymi) przekraczającymi oczekiwane korzyści. Bardzo istotne jest, aby na wstępie zaangażować osoby nie tylko posiadające wiedzę merytoryczną i technologiczną, ale również te potrafiące określić wymierne zyski osiągane w poszczególnych etapach projektu z perspektywy biznesowej.

Kolejnym ważnym etapem jest ustalenie harmonogramu projektu. Wszystkie funkcjonalności i wymagania należy rozdzielić na konkretne zadania do zrealizowania. Następnie trzeba zdefiniować kolejność ich realizacji oraz potrzebny na to czas. Dopiero jasno sprecyzowane zadania pozwolą określić kompetencje niezbędne do ich realizacji, co z kolei przekłada się na wyznaczenie ról i ich odpowiedzialności w projekcie.

Zakres, harmonogram oraz role to baza, bez której żaden projekt nie powinien się rozpocząć. Są jednak jeszcze inne elementy, które bezwzględnie podnoszą jego efektywność. Jednym z nich jest dokładne zaplanowanie już na wstępie sposobu weryfikacji rezultatów. Opracowanie schematu działań w tym zakresie, będzie skutecznym gwarantem, pozwalającym na sprawdzenie czy zrealizowane zadania są zgodne z oczekiwaniami, a tym samym czy cel projektu został osiągnięty.

Ważne jest także określenie sposobów komunikacji w projekcie. Pozwala to na utrzymanie ładu w procesie przekazywania informacji i alarmowania o sytuacjach nieprzewidzianych. Istotnym elementem planowania jest również rozpoznanie ewentualnych szans i zagrożeń jakie możemy napotkać podczas realizacji zadań projektowych. Pozwoli to na sprawną reakcję w razie ich wystąpienia, a nawet na podjęcie środków zaradczych.

Wykonanie wyżej wskazanych działań powinno pozwolić odpowiedzieć na kluczowe pytania: Jaki jest cel i zakres projektu? W jakim czasie można spodziewać się rezultatów? Jakie koszty należy ponieść, by zagwarantować sobie zyskowność projektu? Jak projekt będzie nadzorowany oraz rozliczony?

Warto podkreślić, że rosnące wymagania wobec rozwiązań IT rozszerzają zakres projektu. To już nie tylko implementacja nowych funkcjonalności, ale również dostawa infrastruktury, wdrożenie istniejących produktów, a coraz częściej także wytworzenie zupełnie nowego, dedykowanego rozwiązania programistycznego.

W ostatnim przypadku, czyli przy projektach polegających na tworzeniu innowacyjnych rozwiązań, ważne jest ciągłe nadzorowanie i reagowanie na pojawiające się komplikacje oraz informacje dotyczące zmieniających się warunków, napływające z rynku, od klientów oraz kontrahentów.

Należy podkreślić korzyści stałej weryfikacji założeń projektu dokonywanej na każdym z poszczególnych etapów. Daje to możliwość szybkiej korekty odchyleń od przyjętych ustaleń, jak również zmniejszenia kosztów potrzebnych modyfikacji.

Efektywne wdrożenie to nie tylko sprawnie przeprowadzony projekt, ale także zapewnienie długoterminowego planu rozwoju oraz utrzymania danego rozwiązania. Precyzyjne zdefiniowanie dalszego modelu funkcjonowania, przewidywanych kosztów oraz poświęconych na ten cel zasobów, konieczne jest jeszcze przed zakończeniem projektu. Co ważne wcześniejsze planowanie w dłuższej perspektywie może pozwolić uniknąć rozwiązań atrakcyjnych, ale wiążących się z nieakceptowalnymi kosztami w dłuższej perspektywie ich utrzymywania.

Autorem komentarza jest Marianna Ulatowska, kierownik w Dziale Projektów Komputronik Biznes Sp. z o.o.