Zoptymalizuj swój BOM Dlaczego warto rozważyć zamianę Excela na oprogramowanie dedykowane produkcji?

152

Mimo postępującej transformacji cyfrowej i automatyzacji, wiele firm produkcyjnych wciąż opiera się na Excelu. Wynika to m.in. z dosyć powszechnej znajomości tego programu, niskiego kosztu utrzymania czy elastyczności – w końcu Excel (prawie) wszystko przyjmie. Jednak wraz z rozwojem firmy może okazać się niewystarczający.

BOM (ang. Bill of Materials – rozwinięcie materiałowe)to zestawienie materiałowe – czyli lista materiałów i części wraz z ich ilościami, niezbędnych do wytworzenia konkretnego produktu.Samo przygotowanie zestawienia pomaga zaplanować koszty wytworzenia towaru, wspiera odpowiednie planowanie zamówień surowców, a także komunikację z halą produkcyjną. Jest to więc istotny dokument z punktu widzenia planowania produkcji i dbania o jej ciągłość, a także rentowność. Jak można prowadzić go jeszcze skuteczniej? Alternatywnym rozwiązaniem są systemy ERP dedykowane firmom produkcyjnym.

  1. Współtworzenie BOM

Opracowanie BOM czy szerzej technologii produkcji, to zazwyczaj wspólna praca kilku osób. Zwłaszcza, jeżeli mówimy o nieco bardziej złożonych produktach, w skład których wchodzą półprodukty lub podzespoły.Excel, w połączeniu z innymi rozwiązaniami, daje co prawda możliwość wspólnej edycji plików. W praktyce jednak takie arkusze są przechowywane lokalnie, wysyłane mailem lub zapisywane pod zmienionymi nazwami na dyskach sieciowych, niekoniecznie w katalogach, w których miały się znaleźć. W związku z tym ryzyko, że ktoś będzie pracował na nieaktualnym pliku, jest stosunkowo wysokie.

System ERP natomiast siłą rzeczy wymusza pracę na tych samych danych. Jeżeli do tego dodamyfunkcjonalność wersjonowania technologii z możliwością ich aktywowania i określania, która wersja jest wersją bazową, to mamy pewność, że zawsze będziemy pracowali na właściwym rozwinięciu materiałowym.

  1. Automatyzacja i praca na aktualnej bazie danych

Jednym z celów, dla których tworzy się BOM, jest zaplanowanie kosztów materiałowych wyrobu. Pozwala to wyliczyć planowane koszty produkcji i określić po jakiej cenie dany wyrób powinien być sprzedawany, aby zachować odpowiednią marżę i rentowność. O ile ilości użytych materiałów zazwyczaj pozostają niezmienne, to inaczej jest z ich ceną. Tutaj, w odniesieniu do niektórych materiałów, zmiany mogą być bardzo dynamiczne. To sprawia, że utrzymywanie aktualnych danych w arkuszach Excel staje się bardzo kłopotliwe i wymaga ciągłej aktualizacji wyceny i nakładów pracy z tym związanych. Ryzyko, że ceny materiałów nie będą właściwe i tak wciąż jest wysokie, a realizacja tego ryzyka może prowadzić do błędnych decyzji biznesowych. Oprogramowanie ERP ma wbudowaną centralną i aktualizowaną na bieżąco bazę danych, zintegrowaną z logistyką i gospodarką magazynową. Dzięki temu decyzje podejmowane są o wiarygodne dane, co umożliwia minimalizowanie błędów wynikających z braku reakcji na zmiany rynkowe w odpowiednim czasie.

  1. Centralna baza danych: współpraca między działami

Umieszczenie plików BOM w centralnej bazie danych pozwala nie tylko lepiej nimi zarządzać, ale także usprawnić współpracę pomiędzy działami. Podstawowe dane, takie jak np. cena materiałów czy informacje dotyczące operacji, przechowywane są w jednym systemie i są dzięki temu łatwo dostępne. Dzięki MRP (ang. MaterialRequirement Planning – planowanie potrzeb materiałowych) możliwa jest automatyzacja składania zamówień. System generuje je na podstawie BOM oraz aktualnych stanów magazynowych, a także wprowadzonych do informacji o nowych zleceniach, uwzględniając przy tym złożoność produktu. Również hala produkcyjna ma do nich dostęp. Może wprowadzać na bieżąco informacje dotyczące rzeczywistego zużycia materiałów. Mogę one również zostać uzupełnione o ilości odpadów czy czasy realizacji i przezbrojeń, które wpływają na finalny koszt wyprodukowania danej partii towarów. Umożliwia to lepszą kontrolę finansową, dzięki raportom i podsumowaniom kosztów łatwo dostępnym w systemie.

Wśród korzyści zastąpienia arkuszy kalkulacyjnych odpowiednim oprogramowaniem można wskazać nie tylko znaczne uporządkowanie informacji i procesów w firmie, zwiększenie efektywności, wyeliminowanie potencjalnych błędów w danych czy formułach arkusza, ale również łatwiejsze przekazywanie obowiązków nowym pracownikom. Długofalowo, dokładniejsza analiza oraz uwzględnienie większej ilości danych pozwala podejmować decyzje w oparciu o realne wyniki finansowe i optymalizować produkcję.

Paweł Seliga, Senior Sales ExecutiveExact Software Poland