Proces wdrażania i rozwoju cyfryzacji w firmie często porównywany jest przez praktyków do planowania podróży. Aby należała ona do udanych, trzeba przed wyjazdem określić, gdzie chcemy dotrzeć, jakimi środkami transportu oraz z góry wybrać atrakcje, jakie zamierzamy zobaczyć na miejscu. Bez wcześniejszego planu to, co miało być przyjemnym odpoczynkiem, może szybko zamienić się w stresujące błądzenie bez celu.

Cyfrowa transformacja, która zazwyczaj zaczyna się od wprowadzenia do organizacji nowoczesnych technologii, takich jak platformy do zarządzania procesami biznesowymi klasy BPM (Business Process Management), również musi być dobrze zaplanowana. Przebieg wdrożenia takiego systemu w firmie można podzielić na następujące fazy: przygotowanie do projektu, analiza, konfiguracja, testy oraz uruchomienie. Etapy te łączą się w integralną całość, co oznacza, że każdy z nich jest równie ważny i powinien wystąpić niezależnie od tego, czy planujemy skomplikowaną cyfryzację dużej grupy procesów, czy tylko pojedynczego obiegu.

Poznanie klienta od podszewki

Projekt wdrożenia systemu BPM powinien zacząć się od kontaktu z klientem biznesowym i dokładnej analizy jego potrzeb. Na etapie przygotowania do pracy zbierane są szczegółowe informacje na temat planowanego wdrożenia, co pozwala określić jego cel i zakres merytoryczny. Niezwykle ważne w tej fazie jest dla nas to, by podczas spotkania z klientem nie tylko ustalić konkretne oczekiwania względem naszej pracy i wstępny harmonogram działań, ale również poznać szerszy kontekst funkcjonowania danej organizacji – jej cele biznesowe, pozycję na rynku i kulturę pracy wewnątrz – tłumaczy Aleksandra Kudera, Dyrektor Działów Wdrożeń i Konsultingu w WEBCON. I dodaje: chodzi o to, żeby dogłębnie zrozumieć motywacje stojące za potrzebą wprowadzania zmian oraz poznać odpowiedź na pytanie, jakie procesy biznesowe system ma docelowo usprawniać i jaką funkcję pełnić w organizacji. Bez tej wiedzy nie da się dobrze zaprojektować aplikacji, z których to biznes ma potem na co dzień korzystać.

Analizę czas zacząć

Zakres merytoryczny ustalony podczas pierwszego etapu to ramy, które w dalszej fazie należy wypełnić treścią. Do tego służą spotkania analityczne, podczas których zespół projektowy wspólnie z przedstawicielami biznesu i IT po stronie klienta określa interesariuszy projektu oraz precyzuje szczegóły merytoryczne i techniczne, takie jak np. integracja z już istniejącym w firmie oprogramowaniem ERP. Przede wszystkim jednak w tej fazie modelowany jest workflow, czyli definiowane są konkretne obiegi zadań i dokumentów oraz czynności, które mają być zautomatyzowane, ścieżki przejścia między nimi oraz to, pomiędzy jakimi działami lub jednostkami w organizacji ten przepływ ma przebiegać.

Syndrom wieży Babel

Ważnym elementem, na etapie analizy jest również doprecyzowanie wspólnie stosowanego słownictwa. Wbrew pozorom dotyczy to nie tylko biznesu, który często posługuje się hermetycznym żargonem lub potrzebuje rozwiązań IT do zarządzania bardzo specyficznymi dla ich branży obiegami. W trakcie spotkań często okazuje się, że nawet te procesy, które wydają się być uniwersalne w różnych firmach, mogą funkcjonować pod odmiennymi nazwami (np. skrót SOP może być rozwijany jako System Ocen Pracowniczych, ale również jako np. System do Obsługi Przyłączeń). Takie różnice trzeba jak najszybciej zidentyfikować i w razie potrzeby ujednolicić w ramach danej organizacji.